Model Desain Organisasi

4.  Model Desain Organisasi

Model desain organisasi dibedakan menjadi 2, yaitu :

v  Model Mekanistis
Menekankan pentingnya produksi dan efisiensi melalui :
• Penggunaan Ekstensif aturan dan prosedur
• Kewenangan terpusat
• Spesialisasai tenaga kerja yang tinggi

v  Model Organik
Menekankan pentingnya produksi dan efisiensi melalui :
• Penggunaan terbatas aturan dan prosedur
• Kewenangan terdesentralisasi
• Derajat spesialisasi yang relatif rendah

a.  Desain Struktur Mekanisme

1.  Kepemimpinan Tidak ada rasa percaya antara atasan dan bawahan

2.  Motif Hanya motif fisik, keamanan da ekonomi melalui penggunaan rasa takut dan sanksi

3.  Komunikasi Informasi mengalir kebawah dan cenderung terdistrosi, tidak akurat dan dicurigai bawahan Informasi mengalir bebas : ke atas, ke bawah dan lateral

4.  Interaksi Tertutup dan terbatas. Bawahan punya sedikit efek pada sasaran metode dan kegiatan departemen

5.  Keputusan Relatif terpusat terjadi pada puncak organisasi

6.  Penetapan Sasaran Pada puncak organisasi, mencegah partisipasi kelompok

7.   Kendali Terpusat. Menekankan penetapan kambing hitam dalam suatu kesalahan

8.  Sasaran Kinerja Rendah dan dicari dengan pasif oleh manajer, yang tidak berkomitmen mengembangkan personalia organisasi

b.  Desain Struktur Organisasi

1.  Ada rasa percaya antara atasan dan bawahan

2.  Banyak motif melalui metode partisipatif

3.  Informasinya akurat dan tidak terdistorsi

4.  Terbuka dan ekstensif. Atasan dan bawahan mampu mempengaruhi sasaran, metode dan kegiatan departemen

5.  Relatif terdenstralisasi tejadi di semua level dengan proses kelompok

6.  Mendorong partisipasi kelompok dalam penetapan tujuan

7.  Tersebar sepanjang organisasi. Menekankan kontrol-diri dan pemecahan masalah

8.  Tinggi dan dicari dengan aktif oleh atasan, yang berkomitmen mengembangkan SDM organisasi

Desain Pekerjaan

3.  Desain Pekerjaan 

Desain pekerjaan atau job design merupakan faktor penting dalam manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan dengan produktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan operasi perusahaan. Desain pekerjaan adalah suatu alat untuk memotivasi dan memberi  tantangan pada karyawan. Oleh karena itu perusahaan perlu memiliki suatu sistem kerja yang dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien  yang dapat merangsang karyawan untuk bekerja secara produktif, mengurangi timbulnya rasa bosan dan dapat meningkatkan kepuasan kerja, desain pekerjaan terkadang digunakan untuk menghadapi stress kerja yang dihadapi karyawan.

Desain pekerjaan menguraikan cakupan, kedalaman, dan tujuan dari setiap pekerjaan yang membedakan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lainnya. Tujuan pekerjaan dilaksanakan melalui analisis kerja, dimana para menejer menguraiakan pekerjaan sesuai dengan aktifitas yang dituntut agar membuahkan hasil.

a.  Peningkatan Dimensi Inti Pekerjaan

1.  Mengkombinasikan unsur tugas, yakni menugaskan seluruh pekerjaan

2.  Kebijaksanaan memilih metode kerja

3.  Kendali atas kecepatan kerja sendiri

b.  Masalah desain ulang pekerjaan

1.  Program ini makan waktu dan mahal

2.  Ditujukan untuk memenuhi kebutuhan yang belum terpenuhi ditempat kerja

3.  Ditolak serikat pekerja karena lebih banyak hasil kerja dengan upah yang sama

Perbedaan Struktur Organisasi

2.  Perbedaan Struktur Organisasi

·         Organisasi

Secara sederhana, organisasi bisa diartikan sebagai suatu alat atau wadah kerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan pola tertentu yang perwujudannya memiliki kekayaan baik fisik maupun non-fisik. Sehingga bisa dimungkinkan terjadinya  suatu konflik dalam sebuah organisasi yang dikarenakan oleh adanya ketidak selarasan tujuan, perbedaan interpretasi fakta, ketidaksepahaman yang disebabkan oleh ekspektasi perilaku dan sebagainya.

·         Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

a.  Kompleksitas

Yaitu mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi. Termasuk didalam nya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja,  jumlah tingkatan dalam hierarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

b.  Sentralisasi

Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik didalam organisasi.

c.  Formalisasi

Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan didalam  organisasi dibakukan.

Keputusan Manajerial Menentukan Struktur Organisasi

 1. Keputusan Manajerial Menentukan Struktur Organisasi

Keputusan merupakan pilihan yang dibuat dari beberapa altenatif yang disediakan. Pengambilan keputusan adalah proses identifikasi masalah yang kemudian memecahkannya. Suatu pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian dari manajemen yang baik, karena keputusan lah yang menentukan bagaimana cara suatu organisasi menyelesaikan masalahnya lalu mengalokasikan sumber daya dan meraih sasaran. Setiap manajer harus menajamkan keterampilan dalam membuat keputusan. Pertumbuhan, kemakmuran atau kegagalan suatu perusahaan merupakan hasil dari suatu keputusan yang dibuat oleh para manajer. Membuat suatu keputusan bukan lah hal yang mudah. Keputusan harus dilihat dari berbagai faktor yang terus berubah, ketidak jelasan informasi dan aneka pandangan yang bertentangan.

a.  Pembagian Kerja

Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:

1. Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.

2. Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.

3. Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.

4. Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.

5. Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.

Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:

·         Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.

·         Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.

·         Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.

·         Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.

b.  Pendelegasian Wewenang

Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.

Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Berikut ada tips bagaimana mengusahakan agar para atasan mau mendelegasikan wewenang

Ada empat kegiatan dalam delegasi wewenang:

1.  Manager perawat/bidan menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan;

2.  Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan;

3.  Perawat/bidan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.

4.  Manajer perawat/bidan menerima pertanggungjawaban (akontabilitas) atas hasil yang telah dicapai.

Ada beberapa alasan mengapa pendelegasian diperlukan.

1.  Pendelegasian memungkinkan manajer mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.

2.  Agar organisasi berjalan lebih efisien.

3.  Pendelegasian memungkinkan manajer dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.

c.  Departementasi Pekerjaan

Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi

Macam bentuk departementasi yaitu:

1.  Departementasi Fungsional

Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi. Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.

Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan

2.  Departementasi Devisional

Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:

a.  Struktur organisasi atas dasar produk

Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b.  Struktur organisasi atas dasar wilayah

Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

c.  Struktur organisasi atas dasar langganan

Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.

d.  Struktur organisasi atas dasar proses

Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.

e.  Struktur organisasi atas dasar alphanumerical

Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga

d.  Rentang Kendali

Keluasan rentang kendali dipengaruhi oleh beberapa faktor, baik yang berhubungan dengan manajer maupun bawahan serta situasi pekerjaan. Sesuai dengan pendapat Stoner yang mengatakan bahwa rentang kendali tidaklah hanya diperhitungkan dari satu segi saja, melainkan dari beberapa faktor yang mempengaruhinya, yaitu : kondisi dan situasi pekerjaan, karyawan bawahan dan manajer.

A.  Faktor atasan yang berhubungan dengan kondisi dan situasi pekerjaan, anatara lain :

1.  Kondisi dan situasi pekerjaan yaitu pekerjaan yang bersifat rutin dan operasi stabil.

2.  Ada kesamaan pekerjaan yang dikerjakan oleh bawahan, dan bawahan dapat bekerja bebas dengan tidak saling ketergantungan dengan pihak lain.

3.  Prosedur dan metode kerja telah diformalisaikan dengan baik dalam susunan dan rumusan yang jelas.

4.  Jenis pekerjaannya tidak membutuhkan pengawasan yang tinggi.

B.  Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan, yaitu :

1.  Para pegawai bawahan benar-benar telah terlatih untuk menangani pekerjaannya.

2.  Para pegawai bawahan lebih senang bekerja tanpa harus ada pengawasan yang ketat.

3.  Adanya saling kepercayaan dan tanggung jawab antara manajer dan pegawai bawahan terhadap pekerjaan yang diperlukan.

C.  Faktor-faktor yang berhubungan dengan manajer, antara lain :

1.  Manajer mempunyai kemampuan, keterampilan dan telah terlatih dengan baik dalam bidang manajerial yang ditangani.

2.  Manajer mendapat bantuan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan pekerjaannya baik bantuan dari atasannya maupun dari sesama manajer dalam bentuk pikiran, ide, gagasan ataupun tindakan.

3.  Manajer tidak banyak tambahan tugas yang bersifat teknis operasional, tetapi ia harus berfokus pada pekerjaan yang bersifat supervisi dan pekerjaan yang ditanganinya. Sedangkan tugas-tugas yang bersifat teknis dilaksanakan oleh bawahan.

4.  Para manajer cenderung lebih suka pada gaya dan bentuk pengawasan yang bersifat agak longgar daripada yang ketat.